Allgemeines

Das Referat Finanzen überprüft studierendenschaftsweit die Einhaltung der Finanzordnung und die korrekte Buchführung.

Um falsche Vorgehensweisen von vorneherein zu vermeiden, wird auf dieser Seite zu verschiedenen Themen durch Ausführungshinweise Hilfestellung geleistet.

Belegkopien

Grundsätzlich

Belege auf/aus Thermopapier (z.B. normale Kassenquittungen) sind meist schon nach einigen Monaten, spätestens aber nach ca. zwei Jahren nicht oder nur noch sehr schwer lesbar. Da unsere Unterlagen allerdings zehn Jahre aufzubewahren sind und auch nach neun Jahren noch nachvollziehbar sein müssen, müssen von allen gefährdeten Belege dauerhafte Kopien angefertigt werden. Diese Kopie heftet ihr bei Abrechnungen bitte direkt hinter dem Originalbeleg ein, also ganz vorne das Abrechnungsformular, dahinter der Beleg, dann die Kopie, dann ggf. weitere Belege und ihre Kopien.

 

Sonderfall Belegkopien zur Einreichung

Manchmal ist es notwendig, Belege zu kopieren, z.B. für die Erstattung von Ausgaben über die FSK oder bei Förderung durch das BMBF.

In diesem Fall kann es passieren, dass eine Anschaffund 1x in eurem Pendelordner in der Buchhaltung verzeichnet wird und dann noch ein zweites Mal, wenn die FSK-Abrechnung in unserem Pendelordner landet.

Um solche Probleme zu vermeiden, kennzeichnet bitte Kopien, die nicht einfach nur hinter dem Originalbeleg angeheftet sind, als solche. Untenstehend seht ihr einen Stempel den ich mir habe anfertigen lassen. Müsst ihr nicht, die Ausweisung kann von mir aus auch handschriftlich erfolgen. An Informationen bitte mindestens das Datum der Erstellung und den Verbleib des Originals notieren.

Umbuchungen, Wechselgelder und Vorschüsse

Da es über die korrekte Verbuchung von Umbuchungen, Wechselgeldern und Vorschüssen des öfteren Unklarheiten gibt, hier eine Erklärung.

Grundsätzlich benötigt jede Transaktion einen Beleg, weiterhin muss die Buchführung aber auch übersichtlich sein. Daraus ergeben sich folgende Vorgehensweisen:

 

Umbuchung

Eine Umbuchung (Konto → Barkasse oder andersherum, aber auch zwischen einzelnen Kassen) erzeugt stets zwei Belege/Buchungen. An der Quelle fällt ein Abrechnungsformular an, das die Ausgabe dokumentiert (beizufügende Belege gibt es hier natürlich keine). Am Ziel wird ein Einnahmebeleg angefertigt, der den Eingang bestätigt (hier kann z.B. eine Bareinzahlungsquittung angeheftet werden). Zahlungsempfänger auf der Abrechnung ist das Fachschaftskonto (bzw. -Kasse), auf dem Einnahmebeleg analog. Die Buchungstexte sind aussagekräftig zu wählen.

 

Wechselgeld

Beim Wechselgeld ist der Zahlungsempfänger auf der Abrechnung diejenige Person, in deren Obhut das Geld geht (i.d.R. ihr oder die Person, die eine Veranstaltung organisiert). Hier bei Barauszahlung auf jeden Fall den Erhalt quittieren lassen

Beim Wechselgeld ist es wichtig, dieses bei Rückzahlung in der gleichen Höhe zu verbuchen. D.h. nach einer größeren Veranstaltung, wo ihr Wechselgeld und Einnahmen zur Bank bringt, einmal den zuvor abgehobenen Wechselgeldbetrag mit entsprechendem Verweindungszweck einzahlen und dann noch die Einnahmen. Für jede Einzahlung ist ein Einnahmebeleg zu erstellen.

 

Vorschüsse

Vorschüsse sind insbesondere im Vorfeld von Veranstaltungen wichtig. Die wenigsten FSR-Mitglieder werden gewillt sein, mit hunderten oder gar tausenden Euro in Vorleistung zu treten. Da Vorschüsse mit relativ viel Aufwand für euch verbunden sind, solltet ihr diese relativ restriktiv handhaben.

Die Buchung von Vorschüssen erfolgt grundsätzlich analog zu Wechselgeldern. Die Auszahlung erfolgt mit Abrechnungsformular (Sonstiges: Vorschuss) zugunsten der verantwortlichen Person, die Rücknehme mit Einnahmebeleg in voller Höhe. Die getätigten Ausgaben werden dann mit einem Abrechnungsformular (Erstattung von Kosten) an die Person "erstattet". In Wirklichkeit nehmt ihr natürlich nur die Differenz als "Restgeld" ein. Im Kassenbuch sieht das dann z.B. so aus:

Mehrfache Unterschriften

Es kann vorkommen, dass ihr als Finanzer ein Abrechnungsformular mehrfach unterzeichnen müsstet, bspw. weil ihr eine Rechnung per Post bekommen habt und gerade kein anderes FSR-Mitglied anwesend ist oder die Rechnung grundsätzlich in eure Zuständigkeit fällt.

In diesem Fall könnt ihr (und nur ihr als Finanzer) von der Regel abweichen und nicht zwei- oder dreimal unterschreiben, sondern es reicht wenn ihr in Abschnitt 1 und 2 jeweils einen Pfeil nach unten oder ein "s.u." eintragt und dann in Abschnitt 3 eure Unterschrift setzt. Bitte tragt aber in jedem Fall in Abschnitt 1 euren Namen und in Abschnitt 2 das Datum ein.

Arbeitserleichterungen (oder auch nicht)

Das Bedürfnis, die eigene Arbeitsbelastung zu reduzieren ist verständlich.

Eine gute Möglichkeit ist es, von euren FSR-Mitglieder vollständige, d.h. in Abschnitt 1 und 2 ausgefüllte Abrechnungen zu erwarten. Eine Liste der Finanzanträge mit Datum, Nummer, Zweck und Betrag ist hierfür hilfreich und sollte im Fachschaftsraum, Intranet oder anderweitig zugänglich gemacht werden.

Zum Vermeiden von Diskussionen und Mehrarbeit hinterher kann ich nur davon abraten, halbfertige Abrechnungen (z.B. ohne Rechnung oder Unterschriften) als Grundlage einer Zahlung zu akzeptieren. Grundsätzlich liegt es in eurer Verantwortung, dass alle Zahlungen begründet und sauber dokumentiert sind.

Einheitliches Abrechnungswesen

Da die Vertreter der Studierendenschaft nicht mit eigenen Geldern, sondern mit den Beiträgen aller Studierenden arbeiten, sind für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs Verantwortlichkeit und Nachvollziehbarkeit wichtige Elemente. Außerdem muss die Buchführung stets geordnet und nachvollziehbar sein.

Zu diesem Zweck gibt es einheitliche Abrechnungsformulare für alle Zahlungsausgänge, durch deren Verwendung alle Geldflüsse stets, auch Jahre später, ohne Nachfragen auf Belegbasis nachvollzogen werden können.

Die Formulare selbst finden sich hier, es folgen einige Erläuterungen.

Grundsätzlich gilt: Pro Zahlungsempfänger bzw. Konto-/Kassenbuchung und Finanzantrag gibt es mindestens eine Abrechnung. Die Fachschaftler können gerne mehrere Kassenbelege oder Rechnungen zur Erstattung an sie zusammen einreichen; sollen allerdings an verschiedene Empfänger Zahlungen gesendet werden oder auf unterschiedliche Finanzanträge abgerechnet werden, müssen dafür mehrere Abrechnungen geschrieben werden. Alle zu einer Abrechnung gehörenden Belege müssen hinter das Formular geheftet werden, es dient quasi als Deckblatt, um alle relevanten Informationen direkt erfassen zu können.

 

Abschnitt 1

Hier werden die Daten des Zahlungsempfängers eingetragen, sollte eine Person schon öfter Abrechnungen eingereicht haben kann die Angabe von Adresse etc. entfallen. Kontodaten sind natürlich nur anzugeben, falls eine Überweisung gewünscht ist. Unten rechts in diesem Abschnitt trägt der Einreichende seinen Namen ein (sofern nicht gleich Zahlungsempfänger) und unterschreibt.

Kassenzettel: Bitte achtet darauf, dass normale Kassenzettel nur bis 150 € zugelassen sind. Liegt der Betrag eines Beleges darüber, muss eine sog. Barverkaufsquittung verlangt werden (sinnvollerweise direkt beim Einkauf, bekommt man meistens an der Information; in seltenen Fällen auch später per Post).

Rechnungen: Rechnungen müssen die notwendigen Angaben gemäß § 14 UStG enthalten, d.h. über 150 € insbesondere die Fachschaftsadresse als Rechnungsanschrift und die Steuernummer des Lieferanten.

Vorschüsse bzw. Wechselgelder: Falls für eine Veranstaltung Wechselgeld ausgezahlt wird, kreuzt ihr "Sonstiges" an und schreibt "Wechselgeld" hin. Analog dazu wird bei Vorschüssen verfahren. Beachtet bei Vorschüssen und Wechselgeld die Hinweise zur Verbuchung im anderen Beitrag (tl;dr Wechselgeld und Vorschuss werden immer betragsgleich zur Ausgabe später wieder als Einnahme gebucht).

Umbuchungen, Barabhebungen: Bei diesen wird ebenfalls "Sonstiges" benutzt und entsprechend ausgefüllt. Zahlungsempfänger ist dann die abhebende Person (Barabhebung) bzw. die Fachschaft (bei Umbuchungen).

Zahlung per EC-Karte: Auch hier "Sonstiges", mit dem Zusatz "EC-Zahlung". Zahlungsempfänger ist das Geschäft in dem ihr eingekauft habt. Denkt daran, dass auch bei EC-Zahlungen selbstverständlich auf die 150-€-Grenze für Kassenzettel geachtet werden muss.

 

Abschnitt 2

Hier bestätigt ein Mitglied des FSR die Zuordnung zum Finanzantrag. Damit ihr als Finanzer nicht alle Antragsnummern auswendig kennen und auf jeder Abrechnung hier nochmal unterschreiben müsst, empfiehlt es sich eine Liste der Finanzanträge der aktuellen Periode in der Fachschaft für die Abrechnungssteller zugänglich zu haben.

 

Abschnitt 3

Die Buchungsnummer ist eine eindeutig zu vergebende, chronologische Nummer, die ihr dann auch im Kassenbuch bzw. auf den Kontoauszügen notiert (bspw. 15-4-K-7 für die 7. Buchung auf dem Konto im April 2015). Die Nummernkreise verschiedener Kassen und Konten einer Fachschaft dürfen sich nicht überschneiden. Die Buchungsnummer zählt gleichzeitig auch als Belegnummer für diese Abrechnug. Für die einzelnen Belege muss keine zusätzliche Nummer vergeben werden. Falls von euch gewünscht empfiehlt sich hierfür eine weitere, laufende Zahl hinter der eigentlichen Buchungsnummer (also bspw. 15-4-K-7-3).

 

Abschnitt 4

Bei Barauszahlungen lasst ihr hier vom Zahlungsempfänger den Erhalt quittieren.

Barkassen

Gemäß § 6 Abs. 2 Finanzordnung dürfen in Barkassen grundsätzlich nicht mehr als 1.500 € aufbewahrt werden. Ausnahmen sind nur zeitlich begrenzt (z.B. an den Tagen um eine Fete) erlaubt.

Eure Barkassen müssen vor fremdem Zugriff geschützt gelagert werden, im Allgemeinen ist der bevorzugte Ort ein Tresor. Auf keinen Fall sind dafür Rollcontainer, abschließbare Schreibtischschubladen oder Ähnliches geeignet.

Gläubiger-Identifikationsnummern